Steuerfreie Extras vom Arbeitgeber richtig vereinbaren

Von einer Bruttoerhöhung kommt oft weniger auf dem Konto an, als man erhofft hat, denn Steuern und Sozialabgaben gehen davon ab. Deshalb lohnt sich im Gespräch mit dem Arbeitgeber ein Blick auf Zusatzleistungen: Manche Extras sind steuerfrei oder werden günstig besteuert. Entscheidend ist allerdings nicht nur, welche Leistung Sie bekommen, sondern auch, wie sie vereinbart wird. Ein Fehler bei der Gestaltung kann den Vorteil kosten.

Warum Extras oft mehr bringen als Bruttogehalt

Jeder zusätzliche Euro Gehalt wird in der Regel voll versteuert und ist beitragspflichtig. Bei begünstigten Zusatzleistungen fallen diese Abzüge ganz oder teilweise weg. Auch für Unternehmen kann das attraktiv sein, weil die Lohnnebenkosten je nach Leistung niedriger ausfallen. Ein Arbeitgeber, der bei der Gehaltserhöhung wenig Spielraum sieht, lässt sich deshalb manchmal eher auf ein Extra ein.

Die wichtigste Regel: Das Extra muss wirklich obendrauf kommen

Viele Steuervorteile gelten nur, wenn die Leistung zusätzlich zum regulären Lohn gezahlt wird. Bloßes Umetikettieren von Gehalt reicht nicht. Die Gerichte sahen das zeitweise großzügiger, der Gesetzgeber hat die Voraussetzungen inzwischen aber ausdrücklich festgelegt. Prüfen Sie Ihre Vereinbarung deshalb anhand dieser vier Punkte:

Keine Anrechnung: Das Extra darf nicht mit Ihrem Lohnanspruch verrechnet werden.
Keine Kürzung: Ihr bestehendes Gehalt darf nicht zugunsten der Leistung sinken.
Kein Ersatz: Eine bereits vereinbarte Gehaltserhöhung darf nicht durch das Extra ersetzt werden.
Kein Ausgleich: Fällt die Leistung später weg, darf Ihr Gehalt dadurch nicht automatisch steigen.

Ein Beispiel: Sie verzichten auf einen Teil Ihres laufenden Gehalts und erhalten dafür einen Fahrtkostenzuschuss. Das ist eine Umwandlung, die Steuerbegünstigung greift dann nicht. Gibt es dagegen noch keine Zusage für eine Erhöhung und Sie einigen sich bei den Verhandlungen gleich auf einen Zuschuss, sind die Voraussetzungen in der Regel erfüllt.

Diese Zusatzleistungen kommen infrage

Die Bedingungen unterscheiden sich je nach Leistung. Die folgende Übersicht zeigt gängige Möglichkeiten:

Leistung	Steuerliche Behandlung	Darauf sollten Sie achten
Fahrkarte oder Zuschuss für Bus und Bahn	Unter Bedingungen steuerfrei	Die Leistung kann die Entfernungspauschale in Ihrer Steuererklärung mindern.
Zuschuss zur Kinderbetreuung	Für nicht schulpflichtige Kinder steuerfrei möglich	Die Kosten müssen nachgewiesen werden.
Sachbezug, etwa zweckgebundene Gutscheine	Bis zu einer monatlichen Freigrenze begünstigt	Wird die Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.
Betriebliche Gesundheitsförderung	Bis zu einem jährlichen Freibetrag steuerfrei	Die Maßnahme muss bestimmte Anforderungen erfüllen.
Dienstfahrrad	Steuerfrei, wenn es zusätzlich überlassen wird	Bei einer Finanzierung aus dem Gehalt ist ein geldwerter Vorteil zu versteuern.
Zuschuss zur privaten Internetnutzung	Oft pauschal über den Arbeitgeber besteuert	Die Höhe sollte zu den tatsächlichen Kosten passen.

Grenzen und Bedingungen können sich ändern. Lassen Sie die aktuellen Werte daher von der Personalabteilung oder einer steuerkundigen Stelle bestätigen.

So gehen Sie im Gespräch vor

Bedarf klären: Überlegen Sie, was Ihnen im Alltag wirklich nützt. Ein Zuschuss für Bus und Bahn hilft wenig, wenn Sie mit dem Auto fahren müssen.
Angebote erfragen: Viele Betriebe haben bereits feste Programme, die sich leichter nutzen lassen als Einzellösungen.
Netto vergleichen: Bitten Sie um eine Beispielrechnung für beide Varianten: mehr Gehalt oder Extra.
Früh ansprechen: Bringen Sie das Extra ins Gespräch, bevor eine konkrete Gehaltserhöhung zugesagt ist.
Schriftlich festhalten: Halten Sie Art, Umfang und Dauer der Leistung fest, ohne sie als Teil Ihres bisherigen Gehalts zu beschreiben.

Beim Jobwechsel ist die Ausgangslage besonders gut

Wenn Sie einen neuen Vertrag verhandeln, gibt es noch keinen Gehaltsanspruch, der gekürzt werden könnte. Deshalb können Sie Grundgehalt und Extras von Anfang an gemeinsam festlegen. Unter Umständen kann ein etwas niedrigeres Bruttogehalt mit passender Zusatzleistung netto sogar besser sein.

Die Kehrseite: Was ein niedrigeres Brutto bedeuten kann

Ein Netto-Vorteil im laufenden Monat ist nicht die ganze Rechnung. Das Bruttogehalt beeinflusst auch andere Größen:

die spätere gesetzliche Rente
Lohnersatzleistungen wie Kranken-, Arbeitslosen- oder Elterngeld
künftige prozentuale Gehaltserhöhungen, die vom Grundgehalt ausgehen
Ihre Ausgangsposition beim nächsten Arbeitgeberwechsel

Außerdem kann ein Extra wegfallen, wenn der Arbeitgeber es nur befristet oder unter Vorbehalt zusagt. Das Grundgehalt ist dagegen meist besser abgesichert. Wägen Sie deshalb beide Seiten ab, statt nur auf den Monatsbetrag zu schauen.

Häufige Fragen

Kann der Arbeitgeber eine Zusatzleistung wieder streichen?

Das hängt von der Vereinbarung ab. Prüfen Sie, ob sie befristet ist oder einen Widerrufs- oder Freiwilligkeitsvorbehalt enthält. Im Zweifel hilft eine arbeitsrechtliche Beratung.

Gelten diese Regeln auch für die betriebliche Altersversorgung?

Nein, nicht in gleicher Weise. Dort ist die Umwandlung von Gehalt ausdrücklich vorgesehen und folgt eigenen Regeln. Lassen Sie sich die Auswirkungen auf Ihre spätere Versorgung genau erklären.

Muss ich Zusatzleistungen in der Steuererklärung angeben?

Steuerfreie Extras müssen Sie meist nicht gesondert eintragen. Manche Leistungen stehen aber auf der Lohnsteuerbescheinigung und können sich auf Ihre abzugsfähigen Fahrtkosten auswirken. Ein Blick auf die Bescheinigung lohnt sich daher.

Wer haftet, wenn die Steuerbegünstigung nicht anerkannt wird?

Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer korrekt abführen und kann bei Fehlern in Anspruch genommen werden. Auch Beschäftigte können jedoch betroffen sein. Klären Sie Zweifelsfälle deshalb vorab, zum Beispiel über eine Anrufungsauskunft des Arbeitgebers beim Betriebsstättenfinanzamt.