Werbungskosten absetzen: Wann sich die Einzelaufstellung lohnt

Der Weg zur Arbeit, die Gewerkschaft, ein Fachbuch oder die Fortbildung am Wochenende: Im Laufe eines Jahres kommen für den Beruf oft mehr Ausgaben zusammen, als man zunächst vermutet. Viele davon können Sie als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Ob sich das auswirkt, hängt vor allem davon ab, ob Ihre Kosten insgesamt über der Pauschale liegen, die das Finanzamt ohnehin berücksichtigt.

So funktioniert die Pauschale

Das Finanzamt zieht bei Einkünften aus einem Arbeitsverhältnis automatisch den Arbeitnehmer-Pauschbetrag ab. Dafür müssen Sie weder Ausgaben nachweisen noch etwas beantragen. Er wird auch dann in voller Höhe angesetzt, wenn Sie nur einen Teil des Jahres beschäftigt waren.

Steuerlich wirken sich Ihre tatsächlichen Kosten daher erst aus, wenn ihre Summe den Pauschbetrag übersteigt. Maßgeblich ist dann der gesamte nachgewiesene Betrag und nicht nur der darüber hinausgehende Teil. Wie viel Sie am Ende sparen, hängt von Ihrem persönlichen Steuersatz ab. Die aktuelle Höhe der Pauschale finden Sie beim Finanzamt oder in den Ausfüllhilfen zur Steuererklärung.

Diese Ausgaben sollten Sie zusammenrechnen

Gehen Sie für eine erste Einschätzung Ihre Kontoauszüge und Rechnungen des vergangenen Jahres durch. Besonders ins Gewicht fallen häufig diese Posten:

• Arbeitsweg: Für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale. Sie wird je Arbeitstag für die einfache Strecke angesetzt. Oft ist das bereits der größte Einzelposten.
• Arbeiten von zu Hause: Für Tage im Homeoffice gibt es unter bestimmten Voraussetzungen eine Tagespauschale. Auch ein häusliches Arbeitszimmer kann absetzbar sein, dafür gelten aber eigene Regeln.
• Arbeitsmittel: Dazu zählen zum Beispiel Werkzeug, Fachliteratur, Büromaterial und typische Berufskleidung. Normale Alltagskleidung gehört nicht dazu, auch wenn Sie diese nur im Job tragen.
• Fortbildung: Absetzbar sind neben Kursgebühren in der Regel auch Lernmaterial und Fahrtkosten.
• Beiträge: Hierzu gehören etwa Gewerkschafts- und Berufsverbandsbeiträge sowie beruflich veranlasste Versicherungen.
• Auswärtstätigkeit: Bei beruflichen Reisen können Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungspauschalen hinzukommen.
• Zweitwohnung: Wer aus beruflichen Gründen am Arbeitsort einen zweiten Haushalt führt, kann die Kosten dafür unter bestimmten Bedingungen geltend machen.

Geräte und Technik: Darauf kommt es an

Bei beruflich genutzten Geräten wie Laptop, Tablet oder Smartphone kommt es auf den Anteil der Nutzung an. Verwenden Sie ein Gerät auch privat, ist nur der berufliche Anteil absetzbar. Diesen sollten Sie plausibel darlegen können. Für Computer und Software gelten zudem besondere Abschreibungsregeln, die sich in den vergangenen Jahren geändert haben.

Bei teureren Arbeitsmitteln kann es außerdem sein, dass Sie die Kosten über mehrere Jahre verteilen müssen. Ob das nötig ist, hängt vom Anschaffungspreis ab. Prüfen Sie die aktuellen Grenzen am besten vor der Abgabe Ihrer Erklärung, zumal sich Vorgaben ändern können.

Wechsel, Umzug und Jobsuche

Auch berufliche Veränderungen können zu absetzbaren Kosten führen. Das gilt beispielsweise für folgende Situationen:

• Bewerbungen: Kosten für Bewerbungsfotos, Unterlagen und Fahrten zu Vorstellungsgesprächen können Sie auch dann angeben, wenn eine Bewerbung erfolglos bleibt.
• Beruflicher Umzug: Verkürzt sich Ihr Arbeitsweg deutlich oder ziehen Sie wegen einer neuen Stelle um, können die Umzugskosten absetzbar sein. Für kleinere Nebenkosten gibt es eine Pauschale, deren Höhe regelmäßig angepasst wird.
• Berufliche Neuorientierung: Kosten für eine Umschulung oder eine zweite Ausbildung können ebenfalls Werbungskosten sein. Für die erste Ausbildung gelten dagegen andere Regeln.

Was der Arbeitgeber zahlt, zählt nicht doppelt

Absetzen können Sie nur Kosten, die Sie selbst tragen. Hat Ihr Arbeitgeber einen Kurs, eine Dienstreise oder ein Arbeitsmittel steuerfrei erstattet, dürfen Sie diesen Betrag nicht zusätzlich angeben. Bei einer teilweisen Erstattung bleibt nur der Eigenanteil für die Steuererklärung übrig. Halten Sie deshalb am besten direkt fest, welche Zahlungen Sie zurückbekommen haben.

Belege im Griff behalten

Die meisten Belege müssen Sie nicht unaufgefordert einreichen, das Finanzamt kann sie aber nachträglich anfordern. Heben Sie die Unterlagen deshalb mindestens so lange auf, bis Ihr Steuerbescheid endgültig feststeht. Wer früh mit dem Sammeln beginnt, spart sich die Suche im nächsten Frühjahr:

1. Legen Sie einen Ordner auf Papier oder am Computer an und sortieren Sie Belege direkt nach dem Kauf ein.
2. Notieren Sie bei gemischt genutzten Geräten, wie Sie den beruflichen Anteil geschätzt haben.
3. Halten Sie Datum, Ziel und Anlass von Dienstfahrten fest.
4. Tragen Sie Ihre Homeoffice-Tage laufend in einen Kalender ein.

Häufige Fragen

Wo trage ich Werbungskosten ein?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nutzen dafür die Anlage N der Steuererklärung. Wer Rente bezieht, gibt entsprechende Ausgaben in der Anlage R an.

Können auch Rentnerinnen und Rentner Werbungskosten absetzen?

Ja, sofern die Kosten mit den Renteneinkünften zusammenhängen, etwa bei einer Rentenberatung oder einem Rechtsstreit um die Rente. Die Pauschale ist hier deutlich niedriger als bei Beschäftigten.

Lohnt sich die Aufstellung, wenn ich knapp unter der Pauschale liege?

Steuerlich bringt sie dann keinen Vorteil, weil das Finanzamt ohnehin den höheren Pauschbetrag ansetzt. Rechnen Sie trotzdem sorgfältig nach, denn kleinere Posten werden leicht vergessen.

Was kann ich tun, wenn das Finanzamt Kosten nicht anerkennt?

Prüfen Sie zunächst die Begründung im Bescheid. Halten Sie die Entscheidung für falsch, können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Lohnsteuerhilfevereine und Steuerberatungen unterstützen Sie bei Bedarf.